El passat dimecres 18 de novembre es va publicar al BOE un Reial Decret segons el qual durant tot el 2021 les associacions podran seguir celebrant per videoconferència les reunions de junta i les assemblees. La normativa preveu que aquestes trobades telemàtiques es puguin seguir fent, encara que aquesta condició no estigui recollida als estatuts.
Segons el Reial Decret-llei 34/2020, de 17 de novembre, l’any que ve, de manera excepcional, les juntes o assemblees d’associats de persones jurídiques de Dret privat (associacions, societats civils i societats cooperatives) podran seguir celebrant reunions per videoconferència o per conferència telefònica múltiple.
Això sempre serà possible amb dues condicions:
- Que totes les persones que tinguin dret d’assistència disposin dels mitjans necessaris per a fer-ho.
- Que el secretari o secretària conegui la identitat dels assistents i que així ho expressi en l’acta de la sessió que després s’enviarà als socis i sòcies.
La normativa actualitza la vigència del Reial Decret-llei 8/2020, de 17 de març, sobre mesures urgents per fer front a l’impacte de la Covid-19. Aquestes estaven pensades per tenir validesa fins al 18 d’abril, però el 9 de juny es va ampliar el termini fins al 31 de desembre de 2020. Ara, des de mitjans de novembre, se sap que aquesta mesura també estarà en vigor tot l’any que ve.
Condicions que han de tenir les reunions virtuals
Com expliquen des de Xarxanet, les reunions virtuals han de tenir una sèrie de garanties. En primer lloc, és important assegurar que tots els assistents poden participar en condicions en les reunions a distància. Cal que tinguin una bona connexió a internet i que disposin dels recursos informàtics necessaris.
Abans de començar seria interessant fer una petita prova per confirmar que tots els aspectes tècnics que es necessiten per fer la reunió van bé. En el cas que hi hagi assistents que no sàpiguen com funciona l’aplicació amb la qual es farà la videoconferència, caldrà formar-los.
Finalment, per garantir el bon desenvolupament de la reunió, serà necessari participar-hi des d’un lloc on hi hagi silenci.
Els vots per escrit dels òrgans de govern
Segons el Reial Decret-llei 8/2020, de 17 de març, en el cas concret de les juntes directives, els seus membres podran fer votacions per escrit i sense sessió. Això serà possible sempre que ho decideixi el president de l’associació o bé quan ho demanin almenys dos membres de l’òrgan de govern.
Quan es facin aquest tipus de votacions, que per exemple es podrien fer per correu electrònic, és important que els vots quedin per escrit per acreditar la votació dels acords. A més, s’ha d’oferir als membres de la junta l’oportunitat de votar d’una forma fiable i reconeguda.
Fonts d’informació:
- Recordem: ampliats els terminis per a l’elaboració dels comptes anuals i la celebració de l’Assemblea General de les entitats
- S’amplia a tot el 2021 la possibilitat de celebrar per videoconferència juntes directives i patronats
- Pròrroga fins a finals del 2021 per celebrar reunions virtuals de patronats i assemblees
(Foto: Una dona en una sessió de videoconferència/ Font: Pexels)