La convocatòria d’assemblees
La convocatòria d’assemblea és important. Si no es convoca, o es fa malament, l’assemblea que se celebri és impugnable. Aquesta convocatòria ha de ser formal, per escrit, no pot ser verbal, i s’ha d’enviar o per correu electrònic (si els estatuts ho permeten) o per correu postal. Cal vigilar que si als estatuts posa que s’ha d’enviar amb un mínim de quinze dies d’antelació, s’ha de fer com ho diu, no es pot enviar catorze o tretze dies abans.
Informació que ha de constar en una convocatòria d’assemblea
a) Dia, lloc i hora. La primera i segona convocatòria ja no existeix, només n’hi ha una. Pel que fa al lloc, és important posar l’adreça del lloc de reunió.
b) Ordre del dia. És molt important, no es pot acordar ni votar res que no estigui integrat a l’ordre del dia. Tampoc es pot alterar l’ordre dels punts. Si una persona avisa que arribarà tard i s’acorda votar un determinat punt cap al final de l’assemblea, tothom ha d’estar-hi d’acord, si no no es pot canviar.
Si els punts de l’ordre del dia s’ordenen d’una determinada manera és per algun motiu. Per exemple, si a una persona no li interessen els primers punts de l’ordre del dia, pot decidir arribar trenta minuts més tard a l’assemblea. Si resulta que al final s’ha avançat la votació dels punts que li interessaven perquè s’han canviat d’ordre, pot impugnar l’assemblea.
c) Informar on es poden recollir o veure els documents objectes de votació. Si durant l’assemblea es votarà un tema que genera documentació, per exemple, l’estat de comptes, aquesta informació s’ha de posar a disposició dels socis prèviament perquè tinguin temps a valorar-la.
La documentació es pot fer arribar als socis en paper físic i deixar-la a la seu de l’entitat (en aquest cas s’han de facilitar còpies), o es pot enviar per correu electrònic o penjar a la pàgina web de manera temporal. En el moment en què es convoca l’assemblea, la junta ha de tenir tota la documentació relacionada amb l’ordre del dia, ja que els socis la poden demanar des del moment en què són convocats.
d) Delegació de vot. Hi ha entitats en què es pot delegar el vot, però hi ha d’altres en què no. Si als estatuts no posa res, el vot es pot delegar. En cas que es pugui delegar el vot, els estatuts poden especificar si es pot delegar a qualsevol persona o només es pot delegar a un soci de l’entitat. Un dels punts a favor de la delegació de vot és que permet que la gent que no pugui assistir a l’assemblea participi en la presa de decisions. De vegades, en segons quines votacions, com més vots hi hagi millor.
Què ha de contenir la delegació de vot? Nom i cognoms de la persona que delega el seu vot, indicar per a quina assemblea (de quin dia) es fa aquesta delegació de vot i nomenar la persona que se’n farà càrrec. La persona que delega el seu vot ha d’especificar quin dia redacta l’autorització i, a continuació, l’ha de firmar. El DNI no és necessari.
Exemple de convocatòria d’assemblea.
L’acta d’assemblea
En l’acta d’una assemblea s’ha d’especificar si aquesta és ordinària o extraordinària. També s’ha d’adjuntar l’ordre del dia (amb la documentació que estigui relacionada) i ha de constar el lloc i la data.
Pel que fa a les Assemblees Generals, és obligatori fer l’ordinària un cop l’any. Tota la resta són extraordinàries. D’aquestes se’n poden celebrar tantes com la junta vulgui o tantes com sol·licitin els socis.
Quins són els punts que ha d’haver-hi, com a mínim, en una Assemblea Ordinària?
- L’aprovació, si escau, de l’acta de l’assemblea anterior.
- Examen i aprovació, si escau, de l’estat de comptes.
- Examen i aprovació, si escau, de la memòria anual.
- Presentació i aprovació, si escau, del projecte de l’any següent.
- Precs i preguntes.
El canvi de junta es pot fer en una assemblea ordinària o extraordinària.
S’han de posar obligatòriament els assistents? Depèn de la situació de l’entitat, de vegades es recomana a les entitats que quan els socis entrin a l’espai on se celebrarà l’assemblea firmin la seva assistència. Altres vegades, si s’especifica només el nombre de persones, ja n’hi ha prou. El nombre d’assistents serveix per quadrar després el nombre de vots.
El Reglament de Règim Intern
El Reglament de Règim Intern d’una entitat serveix per explicar com funciona de manera interna. No és un document obligatori però sí recomanable. És molt útil per quan hi ha successions de juntes directives en relativament poc temps. Especifica com es fan les votacions en les assemblees, com funciona administrativament l’entitat, quin és el procés que es fa servir per pagar els tiquets de compra, etc. També pot indicar com funcionen les diferents seccions d’una entitat, en cas que aquesta en tingui.
No hi ha cap model sobre com ha de ser un Reglament de Règim Intern, es pot redactar en articles, per punts o com es vulgui. A diferència dels Estatuts, és un text que no és rígid ni ve imposat per la llei. Tampoc s’ha d’inscriure enlloc. Tal com diu el seu nom, és un reglament vàlid pel funcionament intern de l’associació. A l’hora de modificar-lo, es pot canviar en una assemblea per majoria, amb vots a favor i en contra. Per modificar els Estatuts, en canvi, es necessiten majories qualificades.
Els censos
Els censos són registres en els quals s’inscriuen les entitats. De vegades per estar inscrit en algun d’aquests censos es poden obtenir subvencions de manera directa. Per exemple en el Cens d’entitats que fomenten la llengua catalana. Potser l’associació no fa cursos de català, però si tota la cartellera la fa en català, ja és motiu suficient per estar-hi inscrit. Altres tipus de censos són el d’entitats juvenils i el d’entitats de voluntariat.
Font: Patrícia Julià de SeInProDat Assessors.
(Foto: Mentatdgt Pexels)