Els documents que ha de tenir una entitat són:

• Els estatuts adaptats a la llei 4/2008.
• El llibre registre de socis
• El llibre d’actes de l’assemblea
• El llibre de reunions de la Junta Directiva
• Les convocatòries d’assemblea
• El reglament de règim intern (no és obligatori tenir-lo però sí molt recomanable en alguns casos).

Els estatuts

Els Estatuts Socials són un text legal obligatori per l’entitat. Si els estatuts són previs a l’any 1997, s’han de canviar totalment mentre que, si són posteriors, cal adaptar-los a la llei 4/2008. Per fer-ho s’ha d’entrar a la pàgina web de la Generalitat, a l’apartat d’associacions i buscar on posa “model d’adaptació a la llei 4/2008”. S’hi pot accedir a través d’aquest enllaç.

Els estatuts han de ser prou amplis per no haver de canviar sovint el text. A través dels seus articles s’ha de regular a grans trets com funciona l’entitat, però sense entrar en el seu dia a dia. Això s’ha de regular amb el Reglament de Règim Intern.

Per modificar els estatuts cal convocar una Assemblea General Extraordinària. A l’hora de redactar-los es recomana simplificar, no incloure frases subordinades. L’objectiu és que siguin fàcils d’entendre perquè no pugui haver-hi una interpretació dels articles.

Aspectes a tenir en compte per redactar els Estatuts:

a) Regular qui pot ser soci. Moltes vegades hi ha estatuts amb cinc categories de socis. Es recomana simplificar-les perquè si no al final és un embolic.

b) Explicar com es convoquen les assemblees. En aquest cas és important posar que les assemblees es poden convocar per correu electrònic, ja que avui dia tothom en té i és un estalvi de temps i de diners.

c) Posar el percentatge de socis que poden reclamar que se celebri una assemblea, que s’exerceixi algun dret o que s’afegeixi un punt determinat en l’ordre del dia. L’any 2008 es va modificar la llei que regula les entitats perquè es volia que el soci tingués més pes dins les associacions. Cal tenir en compte que en una entitat l’òrgan sobirà és l’assemblea i, per tant, és el soci qui ha de tenir més veu i més vot.

Pel que fa als percentatges, aquests són variables. La Generalitat va posar en el seu model d’estatuts que per reclamar algun dret s’han de posar d’acord, com a mínim, el 10% dels socis. En general es recomana que el percentatge estigui entre el 5 i el 10%. Si l’entitat és molt nombrosa, aquest percentatge es pot reduir fins al 5%, perquè no sigui necessari posar d’acord un gran nombre de persones per reclamar algun canvi.

d) Detallar on aniran els béns de l’entitat en cas que aquesta es dissolgui. Dins dels estatuts és obligatori posar on anirà el patrimoni de l’entitat quan aquesta deixi d’existir. Es pot posar exactament qui se’n beneficiarà o indicar-ho en termes més generals. Per exemple, si la beneficiària serà l’Administració pública, l’església o alguna altra entitat. En aquests casos, es recomana beneficiar altres entitats semblants, del barri o del municipi, que tinguin el mateix objecte social.

e) Especificar quants anys pot estar la mateixa Junta Directiva en el càrrec. En aquests casos es recomana posar com a màxim vuit anys.

f) Revisar les finalitats de l’entitat. De vegades aquestes són massa concises. Com que no és obligatori complir amb totes les finalitats que apareixen als estatuts, és millor tenir una visió més global del que es vol fer i posar-ho. Es recomana ser oberts de mires perquè si més endavant es vol fer un projecte determinat, per exemple una activitat social, s’ha de vigilar que els estatuts ho permetin.

Els llibres

El llibre com a concepte de llibre, és a dir, una agrupació de pàgines, ja no existeix. Avui dia ja no és obligatori que les entitats tinguin llibres. Quan es parla de llibres de socis o llibres d’actes, es parla de fulls endreçats, ordenats i guardats. Pot ser a l’ordinador, en un arxivador i en qualsevol format. No cal ni que les actes estiguin impreses, sinó que poden estar escanejades. Aquests “llibres” actualment no s’han de presentar enlloc. Abans sí. L’important és que aquests llibres estiguin per si els demanen els socis.

Les entitats han de recollir, sigui en paper o digitalment, els següents llibres:

• Registre de socis. S’ha de tenir un llistat amb els socis i tenir les autoritzacions corresponents per poder tractar les seves dades i complir, d’aquesta manera, amb la llei de protecció de dades.
• Llibre d’actes de l’Assemblea. Totes les actes han de quedar recollides amb tots els seus acords.
• Llibre d’actes de les reunions de la Junta Directiva.

Per què és important que una entitat tingui llibres?

Primer de tot perquè és una obligació legal. En segon lloc, perquè és la prova que els acords que s’han votat a l’assemblea queden per escrit.

Tots els llibres s’han de conservar mentre l’entitat existeixi. Què passa si es perd un llibre? S’ha de fer constar la pèrdua, identificant el llibre que és i la data en què es creu que es va extraviar. Si la pèrdua del llibre ha suposat una possible pèrdua de dades personals, s’haurà de valorar si es fa alguna altra actuació.

El que és important és que en aquests llibres constin els acords, sinó les actes no serveixen de res. També és important que estiguin signades i endreçades per data.

Les actes de la Junta Directiva 

Són molt importants. La junta és qui porta el dia a dia de l’entitat i, per tant, les decisions que pren han de quedar recollides. No cal fer actes literals, es poden resumir. El que interessa és que hi hagi constància dels acords. Si hi ha una discussió, es pot fer constar que entre dos membres de la junta hi ha diferents punts de vista i explicar de manera general quins són.

Segons la llei, en les reunions de la Junta Directiva només poden assistir els membres de la junta. S’hi poden tractar temes que poden afectar tercers o que tenen una certa transcendència i, per tant, ha d’haver-hi confidencialitat. Cal tenir en compte, a més, que els responsables legals de l’entitat són els membres de la junta directiva, motiu pels quals s’ha de vigilar encara més el flux d’informació.

La llei diu que la junta d’una entitat s’ha de reunir, com a mínim, un cop al trimestre, és a dir, quatre cops l’any.

El canvi de junta

Quan una entitat canvia de Junta Directiva, aquesta s’ha d’inscriure al Registre d’Entitats Jurídiques del Departament de Justícia de la Generalitat. La inscripció es pot fer de manera presencial o telemàtica, en cas que l’entitat disposi d’algun certificat d’usuari.

En quines situacions més s’ha d’anar a aquest registre?

• Quan es modifiquin els Estatuts de l’associació.
• Quan l’entitat canviï de domicili.

Font: Patrícia Julià de SeInProDat Assessors.

(Foto: Reunió entre dues persones / Font: Pexels)